Tugas Umum Divisi TI
Divisi Teknologi Informasi (TI) Yayasan Pendidikan Nasional Karangturi bertanggung jawab atas perencanaan, pengelolaan, pemeliharaan, dan pengembangan seluruh infrastruktur teknologi informasi yang mendukung kegiatan operasional pendidikan dan administrasi di seluruh jenjang: TK, SD, SMP, SMA, Asrama, dan Eksekutif (Yayasan).
Visi Divisi TI
Menjadi mitra strategis dalam transformasi digital pendidikan di YPN Karangturi melalui penyediaan teknologi yang andal, aman, dan inovatif.
Misi Divisi TI
- Menyediakan infrastruktur TI yang stabil dan mendukung operasional seluruh jenjang pendidikan.
- Mengembangkan dan memelihara sistem informasi terintegrasi untuk kebutuhan akademik dan administrasi.
- Menjamin keamanan data dan informasi sesuai standar keamanan informasi.
- Memberikan layanan dukungan teknis yang responsif dan berkualitas.
- Mendorong adopsi teknologi terkini demi peningkatan kualitas pembelajaran.
- Membangun budaya kesadaran keamanan siber (cyber security awareness) di seluruh civitas.
Cakupan Layanan per Jenjang
| Jenjang | Cakupan |
|---|---|
| TK | Infrastruktur jaringan, pemeliharaan perangkat komputer guru, dukungan sistem informasi rapor TK, pengelolaan akun Google Workspace (melalui orangtua), konfigurasi CCTV. |
| SD | Infrastruktur jaringan & lab komputer, pemeliharaan perangkat guru & administrasi, sistem informasi akademik & kesiswaan, pengelolaan akun Google Workspace (melalui orangtua), konfigurasi IP Phone & CCTV. |
| SMP | Infrastruktur jaringan & lab komputer, pemeliharaan perangkat guru & administrasi, sistem informasi akademik & kesiswaan, pengelolaan akun Google Workspace (siswa & orangtua), konfigurasi IP Phone & CCTV, dukungan e-learning. |
| SMA | Infrastruktur jaringan & lab komputer, pemeliharaan perangkat guru & administrasi, sistem informasi akademik & kesiswaan, pengelolaan akun Google Workspace (siswa & orangtua), konfigurasi IP Phone & CCTV, dukungan e-learning. |
| Asrama | Infrastruktur jaringan (sesuai kebijakan asrama), sistem informasi asrama, konfigurasi CCTV, pengelolaan akses internet siswa asrama. |
| Eksekutif (Yayasan) | Infrastruktur jaringan kantor eksekutif, pemeliharaan perangkat komputer, seluruh sistem informasi administrasi & keuangan, pengelolaan cloud infrastructure, koordinasi strategi TI yayasan. |
Struktur Organisasi
DirekturYPN Karangturi
Kepala Divisi TI1 Orang
Tim Programmer2 Orang
Tim Teknisi Komputer & Jaringan2 Orang
Jam Operasional
| Hari | Jam | Keterangan |
|---|---|---|
| Senin–Jumat | 07.15–15.15 WIB | Jam operasional penuh |
| Sabtu | 07.15–12.15 WIB | Jam operasional terbatas |
| Minggu & Hari Libur | – | Tidak beroperasi. Tidak tersedia layanan on-call. |
Divisi TI tidak menyediakan layanan on-call di luar jam operasional. Seluruh permintaan layanan di luar jam kerja akan ditangani pada hari kerja berikutnya sesuai antrian di sistem Helpdesk.
Ruang Lingkup Divisi TI
a. Sumber Daya Manusia
Divisi TI memastikan kompetensi tim selalu relevan dengan perkembangan teknologi melalui dua pendekatan utama:
- Konsultan Teknologi — Divisi TI berperan sebagai konsultan internal yang memberikan rekomendasi teknologi dan spesifikasi teknis bagi seluruh divisi dan jenjang di YPN Karangturi.
- Update Knowledge & Skill — Seluruh anggota tim didorong untuk terus memperbarui pengetahuan dan keterampilan melalui pelatihan, sertifikasi, dan studi mandiri sesuai bidang masing-masing.
b. Hardware
Penting — Mekanisme Pengadaan Hardware
Pengadaan barang dan jasa di YPN Karangturi dilakukan oleh masing-masing divisi/jenjang terkait, termasuk Divisi TI untuk kebutuhannya sendiri. Divisi TI berperan memberikan rekomendasi spesifikasi teknis, melakukan konfigurasi, pencatatan asset, dan pemeliharaan.
Pengecualian: Untuk fasilitas infrastruktur publik/bersama (shared infrastructure) yang melayani seluruh atau beberapa jenjang — seperti switch, router, access point, firewall, UPS server, dan server — pengadaan dilakukan oleh Divisi TI karena bersifat lintas unit.
Kategori A — Infrastruktur Publik/Bersama Pengadaan oleh Divisi TI
| Kategori | Perangkat | Tanggung Jawab Divisi TI |
|---|---|---|
| Network Security | Firewall (Internet Gateway) | Pengadaan, konfigurasi, pemeliharaan, monitoring |
| Server | IPPABX, NVR | Pengadaan, konfigurasi, pemeliharaan, monitoring |
| Power Protection | UPS Server | Pengadaan, konfigurasi, pemeliharaan, monitoring |
| Networking | Router | Pengadaan, konfigurasi, pemeliharaan, monitoring |
| Networking | Switch | Pengadaan, konfigurasi, pemeliharaan, monitoring |
| Networking | Access Point | Pengadaan, konfigurasi, pemeliharaan, monitoring |
Kategori B — Perangkat Unit Pengadaan oleh Divisi/Jenjang Terkait
| Kategori | Perangkat | Tanggung Jawab Divisi TI |
|---|---|---|
| Storage | NAS, Hardisk, SSD | Rekomendasi spesifikasi, konfigurasi, pencatatan asset, pemeliharaan |
| End-User Device | PC Desktop / Laptop | Rekomendasi spesifikasi, instalasi & konfigurasi, pencatatan asset, pemeliharaan |
| Peripheral | Printer / Scanner | Rekomendasi spesifikasi, konfigurasi, pencatatan asset, pemeliharaan |
| Peripheral | Mouse + Keyboard | Rekomendasi spesifikasi, pencatatan asset, pemeliharaan |
Kategori C — Setting & Konfigurasi Saja
| Kategori | Perangkat | Tanggung Jawab Divisi TI |
|---|---|---|
| Communication | IP Phone | Setting dan konfigurasi (bukan pengadaan unit & instalasi kabel) |
| Security | CCTV | Setting dan konfigurasi (bukan pengadaan unit & instalasi kabel) |
c. Software/Aplikasi dan Sistem Informasi
Software License
- Microsoft Windows
- Microsoft Office
- Kaspersky Antivirus
Sistem Informasi Akademik
| Nama Sistem | URL |
|---|---|
| Kurikulum dan Kesiswaan | siaska.karangturi.or.id |
| Rapor TK | raportk.karangturi.or.id |
| Kebugaran | bugar.karangturi.or.id |
| Alumni | alumni.karangturi.or.id |
Sistem Informasi Administrasi
| Nama Sistem | URL |
|---|---|
| Penerimaan Siswa Baru | psb.karangturi.or.id |
| Akuntansi dan Keuangan | ifs.karangturi.or.id |
| Asrama | asrama.karangturi.or.id |
| Permintaan Barang Operasional & ATK | pengadaan.karangturi.or.id |
| Kepegawaian | kepegawaian.karangturi.or.id |
| Inventory / Asset | inventory.karangturi.or.id |
| Perpustakaan | perpustakaan.karangturi.or.id |
Sistem Informasi Pendukung
| Nama Sistem | URL |
|---|---|
| Point of Sales | pos.karangturi.or.id |
| Helpdesk | tolong.karangturi.or.id |
| Parkir | parkir.karangturi.or.id |
| Transportasi | trans.karangturi.or.id |
| Event Management | kemas.karangturi.or.id |
Ketentuan Pemakaian Spesifik
Ketentuan pemakaian secara spesifik tercantum dalam masing-masing Software, Aplikasi, atau Sistem Informasi terkait. Pengguna wajib membaca dan mematuhi ketentuan pemakaian yang berlaku pada setiap sistem yang digunakan.
Manajemen Aset TI
Seluruh perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang merupakan asset YPN Karangturi berada di bawah manajemen Divisi TI. Registrasi awal asset ke dalam sistem inventory dilakukan oleh Divisi Operasional. Divisi TI bertanggung jawab atas verifikasi data teknis, konfigurasi, pemeliharaan, monitoring, serta pengendalian seluruh asset TI.
Tanggung Jawab Website
Konten website menjadi tanggung jawab divisi/unit terkait yang memiliki website tersebut. Divisi TI bertanggung jawab atas penyediaan infrastruktur server, maintenance platform Website/CMS, keamanan, dan ketersediaan layanan (uptime). Divisi TI tidak bertanggung jawab atas keakuratan atau kekinian konten yang dikelola oleh masing-masing divisi/unit.
d. Cloud Infrastructure
| Platform | Fungsi |
|---|---|
| AWS | Application Server & Website Server |
| Google Workspace | Google Apps + Email |
| Ruijie Cloud | Manajemen perangkat jaringan terpusat |
| Canva | Platform desain grafis |
| JetBrains | IDE untuk pengembangan aplikasi |
| GitHub | Version control & source code repository |
| cPanel | Web hosting management panel |
| Figma | UI/UX design & prototyping tool |
| Claude | AI assistant untuk produktivitas |
| Flowbite | UI framework untuk pengembangan antarmuka aplikasi |
| Cloudflare | CDN, DNS management, DDoS protection |
Job Description
- Perencanaan Strategis TI — Merumuskan dan menjalankan rencana strategis teknologi informasi yang selaras dengan visi dan misi YPN Karangturi.
- Pengelolaan Operasional — Memastikan seluruh operasional Divisi TI berjalan lancar, termasuk koordinasi harian dengan tim programmer dan tim teknisi.
- Manajemen Anggaran Divisi TI — Mengelola anggaran untuk pengadaan infrastruktur publik/bersama, lisensi software, dan layanan cloud.
- Konsultan Teknologi — Memberikan rekomendasi spesifikasi teknis bagi seluruh divisi dan jenjang yang membutuhkan pengadaan perangkat.
- Pengawasan Proyek — Memimpin dan mengawasi seluruh proyek pengembangan sistem informasi dan infrastruktur.
- Manajemen Vendor — Mengelola hubungan dengan vendor teknologi, termasuk negosiasi kontrak, evaluasi kinerja, dan perpanjangan lisensi.
- Keamanan Informasi & Cyber Security — Merumuskan kebijakan keamanan informasi, mengawasi implementasinya di seluruh tim, mengoordinasikan program cyber security awareness, serta mengelola risiko keamanan sesuai standar ISO 27001 dan CIS Controls. Memastikan Tim Programmer menjalankan application security dan Tim Teknisi menjalankan infrastructure security secara konsisten.
- Pelaporan — Menyusun laporan berkala mengenai kinerja divisi, status proyek, dan kondisi infrastruktur kepada Direktur YPN Karangturi.
- Pengembangan SDM — Merencanakan dan mendorong pengembangan kompetensi seluruh anggota tim Divisi TI.
- Pengelolaan Asset — Mengawasi pencatatan, pemantauan, dan pengelolaan seluruh asset TI milik YPN Karangturi.
- Pengelolaan Cloud Infrastructure — Mengelola dan mengoptimalkan seluruh layanan cloud yang digunakan, termasuk AWS, Google Workspace, dan platform lainnya.
Pengembangan & Pemeliharaan
- Pengembangan Sistem Informasi (SDLC) — Merancang, mengembangkan, dan menguji sistem informasi sesuai kebutuhan menggunakan metodologi SDLC.
- Pemeliharaan Aplikasi — Melakukan pemeliharaan, perbaikan bug, dan peningkatan fitur pada sistem informasi yang sudah berjalan.
- Database Management — Mengelola desain skema database, optimasi query, backup, dan pemulihan data.
- Integrasi Sistem — Membangun integrasi antar sistem informasi melalui API atau mekanisme integrasi lainnya.
- UI/UX Development — Mengembangkan antarmuka pengguna yang intuitif dan responsif menggunakan Figma sebagai alat desain.
- Version Control (GitHub) — Menerapkan alur kerja branching yang terstruktur (main/develop/feature) dan mengelola source code melalui GitHub.
- Dokumentasi Teknis — Membuat dan memperbarui dokumentasi teknis sistem, termasuk spesifikasi API, panduan deployment, dan catatan perubahan.
- Deployment & Server Management — Mengelola proses deployment ke environment staging dan production serta memantau performa server aplikasi.
- Dukungan Teknis Level 2 — Menangani eskalasi tiket Helpdesk yang berkaitan dengan permasalahan aplikasi dan sistem informasi.
- Pengelolaan Cloud Services — Mengelola layanan cloud terkait aplikasi, termasuk AWS, cPanel, dan Cloudflare.
Software Development Life Cycle (SDLC)
Framework pengembangan sistem informasi yang menjadi acuan kerja Tim Programmer.
| Fase | Kegiatan | Output |
|---|---|---|
| 1. Requirement Gathering | Menerima dan menganalisis permintaan dari Kepala Divisi TI. Wawancara dengan unit pengaju. Menyusun dokumen kebutuhan. | Software Requirement Specification (SRS) |
| 2. System Design | Merancang arsitektur sistem, database schema, UI/UX mockup (Figma), dan API specification. | Dokumen desain, wireframe, ERD, API spec |
| 3. Development | Mengembangkan fitur sesuai desain. Menggunakan version control GitHub dengan standar branching (main/develop/feature). | Source code di repository |
| 4. Testing | Unit testing, integration testing, dan User Acceptance Testing (UAT) bersama unit pengaju. | Test report, bug list |
| 5. Deployment | Deploy ke staging environment untuk review, kemudian ke production setelah approval Kepala Divisi TI. | Sistem live di production |
| 6. Maintenance | Monitoring pasca-deployment, perbaikan bug, optimasi performa, dan update fitur berdasarkan feedback pengguna. | Changelog, patch notes |
Seluruh fase SDLC dijalankan secara iteratif. Sistem yang sudah di-deploy tetap memasuki siklus maintenance dan dapat kembali ke fase requirement jika ada permintaan pengembangan fitur baru. Prosedur detail setiap fase tercantum dalam SOP Pekerjaan Divisi TI.
Security — Keamanan Sistem Informasi & Aplikasi
Tanggung jawab keamanan yang melekat pada seluruh aktivitas pengembangan dan pengelolaan sistem informasi.
- Secure Coding (OWASP Top 10) — Menerapkan praktik secure coding pada setiap tahap pengembangan, mencakup pencegahan SQL Injection, XSS, CSRF, Broken Authentication, dan kerentanan lain sesuai standar OWASP Top 10.
- Authentication & Authorization — Mengimplementasikan mekanisme autentikasi yang kuat (password hashing, 2FA/MFA) dan otorisasi berbasis peran (role-based access control) pada seluruh sistem informasi.
- Enkripsi & Perlindungan Data — Memastikan data sensitif terenkripsi baik saat disimpan (at rest) maupun saat dikirimkan (in transit) menggunakan standar enkripsi yang berlaku (AES, TLS/SSL).
- Keamanan Database — Menerapkan prinsip least privilege pada akses database, parameterized queries, audit log, serta memastikan backup database terenkripsi dan teruji pemulihannya.
- Keamanan API — Menerapkan autentikasi API (token, OAuth), rate limiting, input validation, dan logging pada seluruh endpoint API yang dikembangkan.
- Vulnerability Management — Melakukan pemindaian kerentanan secara berkala pada aplikasi dan dependency (library/framework), serta melakukan patching atau update untuk menutup celah keamanan.
- Pengelolaan SSL/TLS Certificate — Memastikan seluruh sistem informasi dan website menggunakan sertifikat SSL/TLS yang valid dan diperbarui sebelum kedaluwarsa.
- Incident Response (Aplikasi) — Merespons dan menangani insiden keamanan pada level aplikasi, termasuk investigasi breach, perbaikan kerentanan, dan penyusunan laporan insiden.
- Code Review & Security Testing — Melakukan review kode dari perspektif keamanan dan menjalankan security testing (static analysis, penetration testing pada aplikasi) sebelum deployment ke production.
Infrastruktur & Operasional
- Pemeliharaan Hardware — Melakukan pemeliharaan preventif dan korektif pada seluruh perangkat keras di semua jenjang.
- Pengelolaan Jaringan — Mengelola, mengkonfigurasi, dan memantau seluruh infrastruktur jaringan (LAN, WLAN, WAN) di seluruh lingkungan YPN Karangturi.
- Troubleshooting — Mendiagnosis dan menyelesaikan permasalahan hardware, jaringan, dan konektivitas secara efisien.
- Instalasi & Konfigurasi — Melakukan instalasi OS, software, dan konfigurasi perangkat baru sebelum didistribusikan ke pengguna.
- Pengelolaan Server On-Premise (IPPABX, NVR, UPS Server) — Memastikan server on-premise beroperasi optimal dan melakukan pemeliharaan berkala.
- Konfigurasi IP Phone & CCTV — Melakukan setting dan konfigurasi IP Phone serta CCTV di seluruh jenjang sesuai kebutuhan.
- Inventory & Asset Management — Memverifikasi, memperbarui, dan memelihara data teknis seluruh asset TI di sistem inventory.karangturi.or.id. Pencatatan awal (registrasi) asset dilakukan oleh Divisi Operasional.
- Dukungan Teknis Level 1 — Menjadi lini pertama penanganan tiket Helpdesk, memberikan solusi cepat untuk permasalahan umum pengguna.
- Pengelolaan Jaringan Cloud (Ruijie) — Memantau dan mengelola perangkat jaringan melalui Ruijie Cloud secara terpusat.
- Rekomendasi Spesifikasi Teknis — Memberikan rekomendasi spesifikasi teknis perangkat keras kepada divisi/jenjang yang akan melakukan pengadaan.
- Laporan & Dokumentasi — Menyusun laporan maintenance, laporan kondisi infrastruktur, dan dokumentasi teknis jaringan secara berkala.
Infrastructure Lifecycle Management (ILM)
Framework pengelolaan siklus hidup infrastruktur yang menjadi acuan kerja Tim Teknisi Komputer & Jaringan, berbasis ITIL.
| Fase | Kegiatan | Output |
|---|---|---|
| 1. Plan | Analisis kebutuhan infrastruktur, evaluasi teknologi, penyusunan spesifikasi teknis, dan estimasi anggaran. | Dokumen spesifikasi & rekomendasi teknis |
| 2. Procure | Proses pengadaan oleh divisi/jenjang terkait (Kategori B) atau oleh Divisi TI (Kategori A). Verifikasi kesesuaian barang dengan spesifikasi. | Berita acara penerimaan barang |
| 3. Register | Pencatatan awal asset ke dalam sistem Inventory dilakukan oleh Divisi Operasional. Divisi TI memverifikasi dan melengkapi data teknis (serial number, spesifikasi, konfigurasi). | Data asset di inventory.karangturi.or.id |
| 4. Configure & Deploy | Instalasi OS dan software, konfigurasi jaringan, security hardening, pengujian fungsi, dan serah terima ke pengguna. | Berita acara serah terima |
| 5. Operate & Monitor | Operasional harian, monitoring performa dan ketersediaan, penanganan insiden melalui Helpdesk, eskalasi jika diperlukan. | Log monitoring, tiket Helpdesk |
| 6. Maintain | Preventive maintenance terjadwal, corrective maintenance (perbaikan), update firmware dan software, penggantian spare part. | Laporan maintenance di Helpdesk & Inventory |
| 7. Retire & Dispose | Evaluasi usia pakai dan kelayakan, rekomendasi penggantian, data wiping, penghapusan dari inventory, dan disposal sesuai kebijakan. | Berita acara disposal, update Inventory |
Seluruh fase ILM dijalankan secara berkesinambungan. Perangkat yang masih layak kembali ke fase Operate & Monitor, sedangkan perangkat yang tidak layak masuk ke fase Retire & Dispose. Prosedur detail setiap fase tercantum dalam SOP Pekerjaan Divisi TI.
Security — Keamanan Infrastruktur, Jaringan & Endpoint
Tanggung jawab keamanan yang melekat pada seluruh aktivitas pengelolaan infrastruktur fisik, jaringan, dan perangkat end-user.
- Firewall & Content Filtering — Mengelola konfigurasi firewall termasuk rule-based access control, content filtering, traffic monitoring, intrusion detection, dan pencegahan akses tidak sah ke jaringan internal.
- Network Security — Menerapkan segmentasi jaringan melalui VLAN, mengamankan SSID (WPA3/WPA2-Enterprise), mengelola MAC filtering, dan melakukan monitoring traffic untuk mendeteksi anomali.
- Endpoint Security — Memastikan seluruh perangkat end-user (PC, laptop) terlindungi antivirus berlisensi yang aktif dan terupdate, serta menerapkan kebijakan keamanan endpoint (USB policy, auto-lock, password policy).
- Patch Management — Menjadwalkan dan melaksanakan update sistem operasi, firmware perangkat jaringan, dan security patch secara berkala untuk menutup celah keamanan.
- Security Hardening — Melakukan hardening pada perangkat baru sebelum deployment: menonaktifkan service yang tidak diperlukan, mengubah default credentials, mengaktifkan audit log, dan menerapkan konfigurasi keamanan standar.
- Physical Security — Mengelola keamanan fisik ruang server dan perangkat jaringan kritis, termasuk kontrol akses ruangan, monitoring suhu dan kelembaban, serta memastikan UPS Server berfungsi optimal.
- Data Wiping & Secure Disposal — Melakukan penghapusan data secara aman (secure wipe) pada perangkat yang akan dimusnahkan, dipindahtangankan, atau dikembalikan ke vendor, untuk mencegah kebocoran data.
- Monitoring & Alerting — Memantau status dan performa seluruh perangkat jaringan dan server secara real-time, mengonfigurasi alert untuk kejadian kritis (device down, high traffic, failed login attempts).
- Incident Response (Infrastruktur) — Merespons dan menangani insiden keamanan pada level infrastruktur dan jaringan, termasuk isolasi perangkat terinfeksi, analisis log, dan pemulihan layanan.